Organizacija radnog mjesta

Dobra organizacija radnog mjesta je ključna tema upravljanja vremenom i preduvjet za učinkovitost.


Dobro organizirano radno mjesto sprječava gubitak vremena u pronalaženju stvari potrebnih za rad, pogrešnu komunikaciju, nesporazume oko upravljanja (postupanja) s dokumentima, …
Mnogo se vremena nepotrebno izgubi na traženje "nečega" što je sigurno tu, ali ga satima ne možemo pronaći. I naravno, posao pri tome čeka.
Ne postoji "kreativni nered" kao afirmativna kategorija ponašanja - to je samo zavaravanje i opravdanje za neorganiziranost.

Lako je dokazati da stanje "kreativnog nereda" dovodi do sljedećih (negativnih) stanja:
1. Autori "kreativnog nereda" u stvarnosti imaju gadnih problema u pronalaženju stvari – i to baš kada je strka s vremenom.
2. "Kreativni nered" se lako prenosi na druge u okruženju i to onda postaje zaštitni znak neorganiziranosti.
3. Autori "kreativnog nereda" nisu produktivne osobe.
4. "Kreativni nered" je lažni simbol sposobnosti pojedinaca i iskazivanje želje za slobodom ponašanja koju nemaju ostali sudionici zajedništva, a za što nema nikakvog opravdanja.
5. Autori "kreativnog nereda" rado izbjegavaju procedure, pravila ponašanja, dogovore, …
6. Autori "kreativnog nereda" sa svog radnog mjesta rado i često stvaraju pravi nered u tehnologiji u područjima djelovanja s kojim se bave.

Savjeti

1. Stvari koje ne koristite spremite izvan pogleda. Sve ono što vam je u vidokrugu odvlači pažnju i potiče prekide djelatnosti u kojoj se trenutačno nalazite.

2. Nastojite da papirima rukujete samo jednom: Odradite, arhivirajte, delegirajte drugim osobama ili ih bacite u koš (nepotrebne su i riješite ih se zauvijek). 

3. Organizirajte smještaj opreme i pribora tako da ih možete lako dosegnuti. 
 
4. Barem jednom u 3 mjeseca raspremite papire sa stola, ladica, ormara ... 

5. Organizirajte smještaj dokumenata u odgovarajuće mape različitih boja obzirom na tematiku. Tako ćete ih lakše prepoznati i učinkovitije rukovati s njima i drugima ćete lakše objasniti kako da ih pronađu kada niste na radnom mjestu.

6. Povremeno očistite ured od nepotrebnih stvari koje se nalaze na stolovima, na ormarićima i podu. Uskladištite ih ili bacite. Odredite datum za čišćenje ureda i crvenom bojom ga unesti u rokovnik obveza.

7. Kada na kraju radnog dana odlazite iz ureda, počistite stol. Na izlasku se osvrnite prema stolu i napustite ured zadovoljni izgledom vašeg stola. Ako je kolega svoj stol ostavio neuredan, dozvoljeno vam je da se u sebi nasmiješite od zadovoljstva. 

8. Odredite vrijeme da pogledate i očistite računalo od nepotrebnih mapa i dokumenata koji su vam uistinu nepotrebni. Na taj način ćete brže doći do željenih informacija. Naravno, svi dokumenti moraju biti strukturirani i time lako dostupni vama i svima ostalima koji su relevantni za njih.

9. Pobrinite se da vaši suradnici i šef znaju gdje su stvari od zajedničkog interesa. Kada vas nema, neće vas zvati i prekidati vam slobodno vrijeme ili godišnji odmor. 

10. Dokumente i razne materijale ako već morate slagati na gomilu, činite to tako da sve slažete na jednu gomilu. Na taj način će vam se gomila srušiti prije nego dostigne visinu stropa i prisiliti vas na učinkovit korak – donju trećinu gomile bacite u koš. Ako vam do sada nije trebala, neće ni ubuduće.

Poticajna pitanja/crtice

- Jeste li zadovoljni s organizacijom vašeg radnog mjesta?

- Možete li što unaprijediti?

- Što ćete prvo promijeniti u organizaciji vašeg radnog mjesta?

- Možete li utjecati na druge osobe iz vašeg okruženja za bolju organizaciju njihovog radnog mjesta?

- Ima li i jedno objektivno opravdanje da je "kreativni nered" željeni standard ponašanja?

- Razmjenjujte s drugima dobra iskustva o problematici organizacije radnog mjesta.

- Budite primjer drugima kako treba organizirati radno mjesto.

- Ako imate (dodatno) radno mjesto i kod kuće, organizirajte ga na isti način kao i na poslu – to će vam dati dodatnu komociju i sigurnost.

- Imajmo na umu da svako traženje stvari na radnom mjestu prekida vašu stvarnu aktivnost na problematici koja je u interesu vašeg djelovanja. Prekidanje je jedan od najvećih uzroka nedovoljne produktivnosti.

- Pojedinci koji su u "kreativnom neredu" nemaju nikakve šanse da  osposobljavaju nove zaposlenika kao zamjenu za njihov posao – privremeno (godišnji odmor), u dužem periodu (bolest, duže službeno putovanje ili osposobljavanje) ili za stalno (mirovina).

Praktikum

1. Analizirajte danih 10 savjeta i utvrdite koje savjete ćete odmah  prihvatiti kao vaše novo ponašanje u problematici organizacije vašeg radnog mjesta.
2. Neka vas ovaj članak potakne da napravite temeljitu analizu kako ste organizirani na vašem radnom mjestu.
Na osnovu utvrđenog stanja definirajte dodatne savjete (vaša nova pravila ponašanja) koja će vam omogućiti veću radnu učinkovitost.
3. Kontinuirano pratite kako drugi organiziraju svoje radno mjesto i prihvaćajte dobru praksu koju uočite kod njih. Uvijek ima boljih od nas i učimo od njih kako bi brže napredovali.

Zaključak
Dobro organizirano radno mjesto je preduvjet za učinkovito djelovanja. Ako nema urednosti u organizaciji radnog mjesta, neće biti ni urednosti u tehnologiji s kojom se bavite.
Dobro organizirano radno mjesto će vam omogućiti ugodniji i učinkovitiji rad, a drugi će vas prepoznati kao organiziranu osobu i primjer kako se treba ponašati.

---
Ovaj tekst je je pisan primjenom Modela univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007 Milan Grković koji je cjelovito prikazan u knjizi „MUI KNJIGA ZA USPJEH“.
Detaljnije o knjizi možete pogledati na linku www.portalalfa.com/mui_knjiga_za_uspjeh

Autor teksta:
Milan Grković
alfa@portalalfa.com
385 99 280 4210

Podjeli:
Tagovi:

Newsletter

Hosted by Mydataknox