Najčešće pogreške u profesionalnoj e-mail komunikaciji

E-mail je trivijalan za korištenje – nakon što ga koristite deset godina. Novopridošli internet korisnici brzo će naučiti poslati jednostavan e-mail, no većina njih tek treba naučiti kako se koristi e-mail za biznis. Zato jer novi korisnici rade jedne te iste pogreške koje ih čine smiješnima, nije loše da svako malo osvane jedan ovakav članak koji će početnike podsjetiti na osnove profesionalne e-mail komunikacije i dati jedno elegantno rješenje za najčešće e-mail probleme.

 

Prepunjen sandučić (mailbox over quota)

 

Otišli ste na godišnji i prestali čitati e-mail na samo tjedan dana. Dok se vi bućkate u moru, kupci vam šalju narudžbe e-mailom. U jednom trenutku sandučić se prepunio jer niste redovito čitali e-mail, i sada se vašim kupcima narudžbe vraćaju s porukom o pogrešci da vaša e-mail adresa ne radi. Tehnički gledano, sandučić se prepunjuje jer ima određeni kapacitet (recimo, 20 ili 100 megabajta, ovisno o tome koliko vam je prostora dozvolio vaš davatelj usluge e-mail hostinga).

 

Nepročitana pošta - uključujući reklame i smiješne video datoteke koje vam šalju kolege iz ureda - skuplja se u vašem sandučiću. I dok ovo čitate, mnogim je hrvatskim tvrtkama upravo sada jedina službena e-mail adresa prepunjena i nije im moguće poslati e-mail.

 

Svaki nepročitani e-mail ima određenu “težinu” u megabajtima. Nepročitana pošta - uključujući reklame i smiješne video datoteke koje vam šalju kolege iz ureda - skuplja se u vašem sandučiću. I dok ovo čitate, mnogim je hrvatskim tvrtkama upravo sada jedina službena e-mail adresa prepunjena i nije im moguće poslati e-mail. Te tvrtke ne razmišljaju da se u glavama njihovih kupaca roje ovakve misli:

1. “Ova tvrtka više ne posluje.”

2. “Oni uopće ne čitaju mail.”

3. “Informatički su nepismeni.”

4. “Nemarni su.”

 

Rješenje ovog problema leži u korištenju e-mail sandučića s ogromnim prostorom.

 

Ne koristi se e-mail na www domeni tvrtke

 

Uzmimo imaginarnu tvrtku naziva “Primjer d.o.o.” koja ima web stranice na domeni www.primjer.hr. Profesionalna komunikacija, brending i marketing nalažu da ta tvrtka koristi e-mail adrese oblika nekoime@primjer.hr – ali ne! Ta tvrtka koristi raznorazne e-mailove poput primjer1971@yahoo.com, primjer-doo@zg.t-com.hr, primjerdoo@inet.hr, primjer2@vip.hr i slično. Znate li da nijedna od tih e-mail adresa nije u vlasništvu tvrtke Primjer d.o.o.? E-mail adresama na tim domenama vlasnici su istoimeni davatelji internet usluga (redom: Yahoo, T-com, Iskon, Vip). Osim što drugima prepušta kontrolu nad nazivima vaših e-mailova, tvrtka iz primjera dodatno izgleda jeftino – znate li da većina tih besplatnih e-mail servisa u podnožje svih e-mailova dodaje svoje reklame? Tvrtka Primjer d.o.o. djeluje i sumnjivo, ako ne koristi e-mail adrese s vlastite domene. Ako kupac kupuje od tvrtke na adresi www.primjer.hr, on očekuje da ga se kontaktira s istoimene e-mail adrese nekoime@primjer.hr. Svatko može otvoriti @yahoo.com adresu, i svatko to i čini, mnogi zbog ilegalnih radnji. Zašto biste korištenjem besplatnih e-mail servisa riskirali ugled vaše tvrtke? Koristite samo e-mail adrese na vlastitoj www domeni vaše tvrtke.

 

Koriste se neozbiljni e-mail programi

 

Koristeći vaš omiljeni e-mail program, pošaljite e-mail sami sebi da biste vidjeli kako vaši kupci, dobavljači i poslovni partneri vide vaše e-mail poruke. Ako vam je podnožje (footer) e-maila nakrcan simpatičnim sličicama i cvjetićima, a pozadina se prelijeva iz nebeskoplave u zlatnožutu boju s dodacima blistavih zvjezdica, imate problem. Naime, koristite neozbiljni e-mail program koji je simpatičan vašoj sedmogodišnjoj nećakinji, ali nije adekvatan za profesionalnu komunikaciju. Ako ste u nedoumici je li vaš e-mail program dobar za biznis ili ne, ne možete pogriješiti s pravilom “najobičnija crna slova na dosadnoj bijeloj pozadini”.

 

Elegantno rješenje za muke po e-mailu

 

E-mail sandučić koji gotovo da se nikada ne može prepuniti jer dolazi s ogromnim prostorom? E-mail adrese na www domeni vaše tvrtke s kojima djelujete profesionalno? Vrhunski e-mail program s kojim nećete ispasti klaun? Preporučujemo da prijeđete na Google Apps. Dobit ćete 7+ GB (gigabajta!) prostora za svaki e-mail sandučić, imat ćete e-mailove oblika nekoime@vasatvrtka.hr, i koristit ćete Gmail web program s kojim e-mailu možete pristupati s bilo kojeg računala, mobitela ili pametnog uređaja spojenog na internet. Više o Google Apps saznajte na www.logit.hr/googleapps.

 


Podjeli:
Tagovi:

Newsletter

Hosted by Mydataknox