Vrijeme se može činiti kao nešto što nam je svima dano besplatno, no ono je resurs kao i svaki drugi i jasno je da nije besplatno, a niti beskonačno. Vrijeme se ne može vratiti unatrag, niti se može kupiti.

Stoga je s tim dragocjenim resursom potrebno upravljati na učinkoviti način kako bi se ostvarili bolji rezultati, poboljšala kvaliteta rada, smanjio stres, umanjio broj pogrešaka, unaprijedilo zadovoljstvo na radnom mjestu, ali i unaprijedila kvaliteta osobnog života.

Kako upravljati vremenom?

 Najučinkovitija metoda upravljanja vremenom je prioritizacija aktivnosti. Pritom se treba koristiti iskustvom, procjenom na osnovi informacija i znanja, savjetima drugih ljudi, ali najviše zdravim razumom. No, na raspolaganju nam stoje i neki drugi alati. Matrica hitno/važno može nam pomoći da filtriramo zadatke prema tim dvama kriterijima. Hitni zadaci zahtijevaju našu pozornost upravo sada, a važnost se pak odnosi na ciljeve, rezultate i/ili vrijednosti pojedinih zadataka. Može se koristiti i Paretovo načelo, odnosno pravilo 80:20. Prema ovom načelu 80% našega uspjeha i rezultata proizlazi od 20% naših napora. Iako omjer ne mora biti striktno takav, on ipak ukazuje da neke aktivnosti stvaraju najviše uspjeha pa im treba dati prioritet.

Uz stvaranje prioriteta potrebno je izbjegavati odugovlačenje. Iako svi mi do neke mjere odugovlačimo, ovakav pristup u konačnici može potpuno blokirati obavljanje poslova. Kako bi smanjili odugovlačenje potrebno je prije svega priznati sami sebi da to činimo, a onda potražiti uzroke. Sljedeći korak je nastojati promijeniti tu naviku ili raditi na uklanjanju prepreka koje sprječavaju djelovanje, odnosno uzrokuju odugovlačenje.

Planiranje vremena je sljedeća korisna metoda. Planiranjem aktivnosti pozicioniramo ih u vremenu. Na kraju svakoga radnog dana potrebno je odvojiti malo vremena za planiranje idućega dana ili tjedna. Treba također identificirati nedovršene poslove i planirati ih za iduće razdoblje. Korisno je također razmotriti je li neke zadatke moguće delegirati. No, važno je također za svaku aktivnost procijeniti optimalno i realno vrijeme trajanja. 

Cijeli članak pročitaje u novom broju časopisa Poslovni savjetnik, ožujak 2012, broj 83, str. 76-77
Autor: doc. dr. sc. Nataša Rupčić