Do kvalitetnog sastanka u 8 koraka

U svakodnevnom poslovanju održavate sastanke sa zaposlenicima i klijentima, a kako bi izvukli maksimum iz njih donosimo nekoliko stvari o kojima pri tome morate voditi računa.

1. Utvrdite dnevni red
Jedan od najvažnijih elemenata svakog sastanka je utvrđivanje dnevnog reda. Uobičajena pogreška je neplaniranje unaprijed – svi dođu na sastanak s različitim shvaćanjem tematike sastanka zbog čega mnogi sastanci propadnu. Što možete učiniti? Utvrdite točni dnevni red sastanka, neovisno o kojem se projektu ili zadatku radi.Organiziranje dnevnog reda prije sastanka također je vrlo važno. Međusobnom suradnjom prije sastanka možete odrediti točke diskusije koje su važne svima te se tako i pripremiti za sastanak. Ova metoda omogućuje sudionicima da izgrade vlastitu mentalnu strukturu sastanka.

2. Odredite vremenske okvire
Podjela sastanka na manje segmente vrlo je važna kao i način na koji ćete odrediti njihovo trajanje. Ako se sudionici počnu brinuti koliko im je vremena ostalo za raspravu, više nisu fokusirani na problem o kojem se raspravlja. Odredite vrijeme koje je potrebno za svaki segment i pitajte sudionike sastanka slažu li se s vašim rasporedom.

3. Ponesite olovku i papir – ništa više
Pažnju sudionika sastanka mogu ometati razne stvari, a najčešće se radi o računalima i mobitelima. Na sastanak dođite samo s papirom i olovkom kako bi bili sigurni da neće propustiti ništa važno.

4. Održite sastanak što ranije tijekom dana
Iako nije neko iznenađenje da vrijeme uvelike utječe na produktivnost, ipak je važno istaknuti da je većina ljudi najproduktivnija tijekom prijepodnevnih sati. Održavanje važnih sastanaka krajem radnog dana znači da će se većina sudionika boriti s nakupljenim stresom i umorom. Nasuprot tome, na jutarnjim sastancima sudionici će biti odmorni i svježiji.

5. Dajte vremena sudionicima da se koncentriraju
Nekad je potrebno i 15 minuta da se ubacite u potrebno stanje svijesti. Za to vrijeme sudionici se mogu smjestiti i opustiti – ako se susrećete s klijentima, ovo je odlično vrijeme da se pobliže upoznate i popričate prije no što započne sastanak. Također je iznimno bitno izdvojiti vrijeme za pripremanje prostorije za sastanak, pogotovo ako koristite audio vizualnu opremu.

6. Kontrolirajte svoju okolinu
Jedan od preduvjeta uspjšnog sastanka je i dobar odabir mjesta na kojem će se održati sastanak. Vodite računa da se radi o što je moguće mirnijem mjestu gdje ćete imati kontrolu nad tim tko ulazi i izlazi. Također, pobrinite se da su sudionici smisleno raspoređeni jer i raspred sjedenja može utjecati na koncentraciju prisutnih.

7. Voda
Dehidracija je još jedan neprijatelj koncentracije. Dehidracija utječe na mentalne performanse, blaga dehidracija ometa pozornost i koncentraciju te potiče iritiranost, umor i vrtoglavice. Uvijek imajte svježu vodu dostupnu na sastanku.

8. Dozvolite crtanje
Naš je posljednji savjet pomalo kontroverzan – dozvolite sudionicima da crtaju! Naime, kognitiva psihologinja Jackie Andrade, na Sveučilištu u Plymouthu došla je do podatka da ljudi koji "crtkaraju" pozornije prate što se događa od osoba koje to ne rade.

 

 

Izvor: www.is4profit.com

 

 

Podjeli:
Tagovi:

Newsletter

Hosted by Mydataknox