Uprava naše tvrtke odlučila je uvesti „open space“ - veliki zajednički uredski prostor. Ljudi sada sjede u uredima od 4 do 6 ljudi i užasavaju se takve promjene. Navode kako se „glupo prati američka moda“ i da Uprava to radi zbog ušteda na prostoru i nepovjerenja u ljude – želje da ih detaljno kontrolira. Smatraju da će zajednički prostor ugroziti privatnost te smanjiti koncentraciju i produktivnost i time povećati troškove kroz smanjenu efikasnost. Je li „open space“ modni hit ili donosi stvarna poboljšanja?

 „Open space“ uredima zaista raste popularnost. Taj trend u Hrvatsku dolazi iz poslovno razvijenije Amerike i Europe, ali to samo po sebi nije razlog ni za niti protiv njihovog uvođenja. Kao i u svemu drugome, ništa ne treba preuzimati samo zato jer „se to fura“, nego svaki novitet treba prvo dobro razumjeti i promisliti u kontekstu vlastite situacije i ciljeva, pa onda odlučiti hoćemo li nešto implementirati i na koji način. Za prepisivanje bez razumijevanja smo nekad u školi
dobivali jedinicu.
Najveća prednost i glavni motiv otvorenih ureda nije ušteda na trošku prostora, nego poboljšanje komunikacije među ljudima i time posredno poboljšanje odnosa, širenje mreže kontakata i proširenje identiteta. Formalna strukturirana komunikacija, putem sastanaka, razgovora, okružnica, elektroničke pošte ili masovnijih okupljanja ima svoja ograničenja. Dodatna neformalna komunikacija i pasivna komunikacija koja se dešava spontano u velikom zajedničkom prostoru ima velik utjecaj na izgradnju kvalitetne kulture poslovanja. Ova pogodnost ima najveći efekt kod organizacija koje posluju u dinamičnom okruženju s
potrebama za čestom razmjenom informacija i međusobnom podrškom kroz dijeljenje znanja i iskustava.
Ušteda prostora ima najviše efekta ako se velik dio posla obavlja izvan sjedišta – tipično su to poslovi usluga ili prodaje koji se često odvijaju u sjedištu kupca. U tom slučaju su radni stolovi dijeljeni, a količina im se određuje prema očekivanom broju ljudi koji istovremeno borave u sjedištu organizacije. Činjenica da ljudi nemaju „svoje“ radne stolove, nego ih fleksibilno zauzimaju, dodatno povoljno djeluje na komunikaciju i umrežavanje jer će ljudi imati prilike bolje upoznati i uspostaviti kvalitetnije odnose ne samo s 5 ljudi u svom malom uredu, nego će vremenom svi doći na red.
Da bi „open space“ dobro funkcionirao nije dovoljno samo srušiti pregradne zidove, nego treba cijelu promjenu dosljedno provesti do kraja. Prostor treba biti akustički dobro izveden, da ne stvara preveliku buku od odjeka žamora. Mora postojati dovoljno manjih i većih prostorija za telefonske razgovore i sastanke te adekvatan proces rezervacija. Treba postojati odvojena zona za posjetitelje: open space treba zadržati povjerljivost internih informacija. I konačno, organizacija prostora i tehnologija (ormari, stolovi, računala, mreža) trebaju omogućiti brze i jednostavne promjene radnog mjesta. 

Autor teksta: Davorin Belamarić

Izvor: Poslovni savjetnik br. 117

Ostatak teksta možete vidjeli klikom na PDF ikonu