Ako ne želite promjene na bolje, nemojte ni za živu glavu mijenjati dosadašnji način vođenja sastanaka. Sadašnji sastanci su toliko neučinkoviti da uz njih nemate šanse za bilo kakav uspjeh.

Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za bilo koje postignuće: osobno, profesionalno, obiteljsko, društveno ili u bilo kojem obliku zajedništva (grupe, organizacije i zajednice). Brojni su elementi od kojih ovisi uspješnost sastanaka - neki elementi imaju veći, a neki manji utjecaj na njihovu uspješnost.
Slijedi sedam najvažnijih elemenata za postizanje učinkovitih sastanaka:

1. Svrha i ciljevi sastanka

2. Priprema za sastanak

3. Držati se zadane teme

4. Strukturiranje odluka

5. Zapisnik

6. Kontrola provedbe

7. Kontinuirana i sustavna unapređenja

1. Cilj i svrha sastanka

Sastanak sazvan bez svrhe je unaprijed neuspješan sastanak. Mudro je na pozivu za sastanak napisati koja je svrha sastanka i time motivirati sudionike na doprinos ciljevima koji se očekuju sazivanjem sastanka. Prije svakog sastanka moraju biti iskazani željeni rezultati (ciljevi). Prije početka sastanka svima mora biti jasno koji je cilj i svrha sastanka. Ako je cilj sastanka davanje informacija, učinite to na drugi način i ne sazivajte sastanak. Umjesto za nepotreban sastanak, iskoristite to vrijeme za sebe ili za zaista važne aktivnosti. Nepotreban sastanak izaziva nezadovoljstvo koje se lako prenosi za radne procese i dodatno smanjuje učinkovitost i produktivnost.

2. Priprema za sastanak

Priprema za sastanak je najvažnija faza sastanka. Na sastanku pomno analizirajte voditelja sastanka sudionike i ubrzo ćete se uvjeriti kako su oni došli na sastanak potpuno nepripremljeni (nemaju kod sebe materijale, nisu koncentrirani na teme, ponavljaju se, nisu informirani, nezainteresirani su za problematiku sastanka, ne razumiju o čemu je riječ, ...). Nemojte se povoditi njihovim lošim primjerom. Uložite dovoljno vremena za pripremu svakog sastanka. Ako se priprema sastanka ne odradi valjano, sastanak je jako teško učiniti učinkovitim i svrsishodnim tijekom samog sastanka. Priprema za sastanak podrazumijeva analizu materijala, priprema pitanja, razmjena mišljenja sa sudionicima prije sastanka, izrada prijedloga odluka, definiranje uloge na sastanku… PS/SŠ

Autor teksta: Milan Grković

Izvor: Poslovni savjetnik br. 143

Ostatak teksta pročitajte klikom na PDF ikonu